关于呈报请示的时间，《中国共产党基层组织选举工作条例》规定，召开党员代表大会的请示，按照党组织隶属关系，一般提前4个月报有审批权限的上级党组织审批；召开党员大会的请示，按照党组织隶属关系，一般提前1个月以上报有审批权限的上级党组织审批。
根据《中国共产党党员教育管理工作条例》第二十五条，党组织接收党员组织关系时，如有必要，可以采取适当方式查核党员档案。可见，并非“必须”，而是“如有必要”。相关规定建议咨询当地组织部门。
根据你所属区情况和有关规定，要求每个具有3名及以上党员的部门必须单独设立党支部的做法是欠妥的。具有3名及以上正式党员的部门是否单独设党支部，应根据工作需要确定。
《中国共产党支部工作条例（试行）》明确相关条件：企业、农村、机关、学校、科研院所、社区、社会组织、人民解放军和武警部队连（中）队以及其他基层单位，凡是有正式党员3人以上的，都应当成立党支部。有3名正式党员以上的基层单位才必须单独设立党支部等基层党组织。
《中国共产党支部工作条例（试行）》明确相关条件：企业、农村、机关、学校、科研院所、社区、社会组织、人民解放军和武警部队连（中）队以及其他基层单位，凡是有正式党员3人以上的，都应当成立党支部。有3名正式党员以上的基层单位才必须单独设立党支部等基层党组织。
建议表述为：“发出表决票×张，收回表决票×张，其中有效票×张，无效票1张。同意发展对象××同志入党的×票，不同意的×票，弃权的×票......”