一般情况下,支部委员的职数为3-5人，最多不超过7人。根据你们的人数，的确设3名支委即可。
可以找到你们述职评议的通知要求看一下，一般会明确履职时间较短的，以党组织名义述职。
支委会研究确定就行了，可以在一定范围内进行公布，一般无需向上级党组织报告。
目前对党小组设置没有人数要求，一般从方便开展组织生活的角度来设置党小组。如果你们人数不多且都集中办公，开展组织生活也常以党员大会的形式的话，可以不设党小组。
根据《中国共产党基层组织选举工作条例》，委员候选人的差额不少于应选人数的20%，7名支委的候选人应为不少于8.4，即必须为9人或9人以上。
建议先继续找原始资料，确实找不到的，可以通过当事人作说明、找到原始会议记录等佐证材料，进行党籍资料补办。
