未查询到有中央相关制度或文件中规定具体的比例，一般召开组织生活会开展民主评议党员上级党组织都会下发相关文件，文件中都会规定“优秀”比例。
我认为完全可以通过网络形式征求意见，发放的征求意见表也可以是电子的。
《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》第四章第十九条规定：进行选举时，有选举权的到会人数超过应到会人数的五分之四，会议有效。如果那名支委确实不能参加会议，你们可以召开党员大会进行选举。
《中国共产党基层组织选举工作暂行条例》第三条规定：党的基层组织设立的委员会任期届满应按期进行换届选举。如需延期或提前进行换届选举，应报上级党组织批准。延长期限一般不超过1年。
《中国共产党支部工作条例（试行）》第二十一条规定：根据党组织隶属关系和干部管理权限，上级党组织对任期届满的党支部，一般提前6个月以发函或者电话通知等形式，提醒做好换届准备。对需要延期或者提前换届的，应当认真审核、从严把关，延长或者提前期限一般不超过1年。
换届时间计算根据党支部的具体类型确定，一般来说有两种情况。
第一种情况：换届时间计算是按照党支部成立时间算起。这种情况适应于不设支部委员会的党支部，即党员人数大于等于3人、不足7人的党支部。
第二种情况：换届时间计算是按照支部委员会成立之日算起。这种情况主要指设有支部委员会的支部。
《中国共产党支部工作条例（试行）》第二十一条规定：根据党组织隶属关系和干部管理权限，上级党组织对任期届满的党支部，一般提前6个月以发函或者电话通知等形式，提醒做好换届准备。对需要延期或者提前换届的，应当认真审核、从严把关，延长或者提前期限一般不超过1年。
换届时间计算根据党支部的具体类型确定，一般来说有两种情况。
第一种情况：换届时间计算是按照党支部成立时间算起。这种情况适应于不设支部委员会的党支部，即党员人数大于等于3人、不足7人的党支部。
第二种情况：换届时间计算是按照支部委员会成立之日算起。这种情况主要指设有支部委员会的支部。
《党章》第一章第八条规定：“每个党员，不论职务高低，都必须编入党的一个支部、小组或其他特定组织，参加党的组织生活，接受党内外群众的监督。党员领导干部还必须参加党委、党组的民主生活会。不允许有任何不参加党的组织生活、不接受党内外群众监督的特殊党员”。也就是说党员领导干部既要参加定期的党员领导干部班子民主生活会，又要参加所在党支部、党小组的组织生活会制度。既党员领导干部过双重组织生活制度，是党的制度建设的一项重要内容。
参加过民主生活会的党委领导班子成员在党支部组织生活会、民主评议党员会上评定等次。
参加过民主生活会的党委领导班子成员在党支部组织生活会、民主评议党员会上评定等次。
民主评议优秀等次一般不超过三分之一，或上级文件中规定的比例！
《中国共产党支部工作条列》第十八条规定：党支部召开党员大会，按照个人自评、党员互评、民主测评的程序，组织党员进行评议。党员人数较多的党支部，个人自评和党员互评可以在党小组范围内进行。也就是说民主评议程序中个人自评和党员互评可以在党小组范围内进行，民主测评要召开党员大会。
不是很明白你说的组织生活会与民主评议分开进行，你可能说的是组织生活会以支委会的形式召开，民主评议党员按照党小组形式召开吧，组织生活会会前应认真学习，谈心谈话，听取意见；会上查摆问题，开展批评和自我批评，明确整改方向；会后制定整改措施，逐一整改落实。民主评议按照党小组形式开展，与党员大会的程序一样：按照个人自评、党员互评、民主评议的程序，组织党员进行评议。党支部委员会会议或者党员大会根据评议情况和党员日常表现情况，提出评定意见。
